El rol del CFO del gobierno en la definición del plan de continuidad de tareas

(Argentina) Debemos estar preparados para enfrentar al caos, desde un desastre natural, o un corte de energía que golpea a los sistemas de gestión en línea. Los ejecutivos de finanzas tenemos que saber enfrentar una gran variedad de posibles interrupciones en la gestión. Y cuando viene la crisis, o incluso si no la hay, es función del Director de Finanzas y Administración vigilar que la repartición tenga un plan sólido y probado regularmente para garantizar la continuidad del servicio que brinda.

Calcular el retorno de inversión sobre medidas para enfrentar los problemas previstos y no previstos resulta muy complejo, pero algo es claro: el fracaso es imposible de ponderar en ningún libro.

Es necesario entender que si una repartición de Gobierno no puede operar, nos desconectamos de los ciudadanos. La Dirección de Administración y Finanzas debe contemplar el Plan de Continuidad del Servicio, y para ello hay que participar junto al área de sistemas, en la evaluación, puesta a prueba y en toda decisión que pueda afectarlo.

El desarrollo de un plan de contingencia requiere la perspectiva de cada departamento, y el área de Administración y Finanzas debería ser la interfaz entre el área de sistemas y el resto de las áreas.

Podemos abrir nuevas bocas de atención en la Ciudad, pero si nuestro departamento de Tecnología no puede dar soporte a los equipos de trabajo, entonces la repartición no va a estar operando en línea con los clientes. Eso va a involucrar a esta área porque le va a decir cómo está equilibrando el trabajo. Integramos toda la cadena de valor.

La mentalidad ha cambiado a medida que la gestión de gobierno se ha vuelto más compleja, con la áreas de finanzas y operaciones cada vez más entrelazadas, por lo que nos dimos cuenta en la Agencia Gubernamental de Control que un plan completo se inicia con un diálogo entre todos los responsables de área, para entender cómo funciona nuestra organización.

El punto de vista del director financiero, dentro de las decisiones que se toman, es extremadamente importante; si bien el Director de Sistemas juega un papel muy destacado en la preparación de un plan de contingencia, es la Dirección de Administración y Finanzas la que fija en la planificación la continuidad del servicio propiamente dicho, ya que trata de determinar los recursos necesarios para recuperar los procesos, sistemas y personal en una crisis.

La preparación del plan de continuidad también suele pagar dividendos en la reducción de las tasas de seguro, un ahorro a veces "pasado por alto". La definición de los objetivos de recuperación permite que la Agencia Gubernamental de Control determine si la cobertura coincide con los objetivos de la planificación en general, y los seguros ofrecen compensaciones para reflejar su menor exposición.

Si hay un incendio en el edificio, o las oficinas han caído, la clave es qué tan pronto podemos conectarnos con la información. Todo lo que hacemos y lo que buscamos es la continuidad del servicio de la Agencia Gubernamental de Control y cómo podemos hacer que todos sean productivos. La obstaculización de la productividad de los empleados se traduce en que no somos eficientes en la gestión.

Comenzar en pequeña escala es una estrategia perfectamente válida, si se proporciona conocimiento a la organización para aumentar las actuales capacidades del Organismo. Comprender cómo funciona la Agencia nos permite a los Directores determinar bien nuestras funciones básicas, e invertir más en ellas.

Es necesario revisar el plan una vez al año o cuando la Agencia sufre un cambio importante.
En la Agencia Gubernamental de Control consideramos que hay una línea muy fina entre las cuestiones operativas del día a día y este proceso de planificación, una cosa importante en el papel de la alta dirección es que tiene que ser un plan vivo, que respire y que comprometa a todo el mundo para sentir que es razonable.

Por Dr. Diego H. Enriquez, Director Administrativo y Financiero de la Agencia Gubernamental de Control, Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.