La digitalización de la información reduce altos costos en las empresas
En la actualidad cada vez son más las empresas que optan por digitalizar su información. Varios son los factores que han llevado a las organizaciones a tomar esta iniciativa. Por un lado se produce por el aumento considerado en los valores del m2 que una empresa debe solventar, dependiendo de la zona donde se encuentre ubicada la oficina, por el otro es el tener acceso a la información archivada de manera mucho más eficiente y rápida, como así también de preservar la información en lugares más seguros. Asimismo hay una mayor conciencia en el cuidado del medioambiente y las empresas forman parte de este cambio, al disminuir el uso de recursos naturales que requeriría guardar la documentación en formato papel.
Cuando la empresa crece y requiere de incorporar empleados, mudar los papeles y liberar espacio resulta mucho más económico que trasladar toda la oficina a otro lugar. Asimismo algo no menor a considerar, es el lugar que suelen ocupar los documentos importantes, ya que las normas locales establecen que se deben conservar los documentos importantes durante el trascurso de 10 años. Si hay que hacer espacio una opción es comenzar por la digitalización de la información, que en muchas oficinas suele ocupar mucho espacio.
Algunos de los beneficios que trae a las empresas digitalizar la información son los siguientes:
- En un HDD de 5GB de capacidad, se reducen 150.000 páginas A4 apiladas, que tendrían una altura de 20 metros aproximadamente.
- Al tener los archivos en formato digital con acceso desde la computadora, se reduce el tiempo de búsqueda respecto del acceso a un documento impreso guardado en un archivo físico.
- A diferencia del documento físico, que debe ser fotocopiado para ser utilizado por más de un usuario simultáneamente el HDD permite tener toda la información compartida y segura sin tener que acercarse a donde se encuentra archivado el documento físico.
- La información digitalizada es fácilmente accesible y pasible de ser integrada a otros archivos digitales en diferentes formatos. Fácil de buscar y por consiguiente mejor predispuesta a ser utilizada.
- La posibilidad del uso compartido simultáneo de archivos digitales reduce el volumen de copias en papel necesarias con el consecuente ahorro de insumos.
- El importante ahorro de tiempos al acceder y compartir la información sin demoras incrementa la productividad en el trabajo.
- El soporte digital reduce el almacenamiento de papeles, que acumulan polvillo y pueden ser vulnerados por insectos, roedores u otras plagas.
- El envío de información por email o almacenada en medios digitales se realiza a gran velocidad y costo prácticamente despreciable frente al del traslado de documentos impresos.
- La información puede clasificarse y limitarse el acceso solo a las personas autorizadas (no ocurre lo mismo con un bibliorato en un depósito).
- La digitalización del documento garantiza que a partir de ese momento la información permanecerá intacta y no se degradará con el paso del tiempo como sucede con los documentos de Fax, e impresiones en papel.
En un principio, las empresas archivaban su información en DVDs. Hoy en día para realizar una mejor digitalización Toshiba ofrece diversos discos de almacenamiento tanto externos (HDD) como internos (SDD), que superan ampliamente a los DVDs en cuanto a reducción de espacio y funciones que ofrecen. Uno de los discos rígidos externos que ofrece la compañía es el Canvio Connect II, disponible hasta en 3 TB de capacidad de almacenamiento, con posibilidad de acceso remoto, copia de seguridad local y en la nube y capacidad de compartir y transmitir contenidos.
Sebastián Rial, Gerente General de las operaciones de Toshiba en Argentina comenta, “La seguridad es algo que nos preocupa a todos cuando hablamos de guardado de información. Por eso la compañía trabaja continuamente en brindar soluciones seguras e integrales y ha incluido en el Canvio Connect II el software NTI Backup Now EZ2 que analiza la computadora y ofrece opciones de copias de seguridad personalizables para cada equipo. Los usuarios pueden obtener copias de respaldo con protección de contraseña definida por el usuario, o almacenamiento en la nube. Asimismo este dispositivo tiene capacidad de programar las copias de seguridad para que se ejecuten automáticamente.”
