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El lugar de trabajo no deja de evolucionar y la tecnología de la comunicación está desempeñando un papel fundamental en el impulso de esta transformación. Hoy en día las organizaciones ya no se ven limitadas por la ubicación de las oficinas o el país.

Sin duda,  la videoconferencia se ha convertido en una de las tecnologías más efectivas para permitir la colaboración humana y cara a cara en tiempo real.

“El uso de soluciones de colaboración de video para acortar distancias puede llevar a la obtención de importantes ahorros en viajes. Pero esto no es más que el principio de la propuesta de valor; la colaboración de video en este momento es fundamental para mantener el funcionamiento de las grandes organizaciones dispersas geográficamente con un nivel alto de eficacia, y para mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal”, comentó Edgardo Colón, Director para Centroamérica y Caribe de Polycom.

Hoy en día los ejecutivos de todo el mundo disfrutan de mejoras en su productividad, mientras continúan explorando nuevas formas de utilizar la colaboración de video. Cuanto más frecuente utilizan la tecnología de video para colaborar, más optimistas son las personas sobre su efectividad.

Con base a esta tendencia, recientemente Polycom realizó un estudio a 1.205 personas a cargo de la toma de decisiones en las empresas de 12 países. Lo que se encontró fue realmente sorprendente y esclarecedor sobre como la videoconferencia está cambiando la forma de trabajar.

En 2013, el medio más utilizado para comunicarse en el trabajo era el email, seguido por la videoconferencia y después por el teléfono. Ahora, según la encuesta, para el 2016 el primer medio utilizado será la videoconferencia, el email y el teléfono.

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¿A qué se debe esto realmente?

La  investigación mostró que el video se ha vuelto una generalidad en las empresas de todo el mundo.

La encuesta también reveló que el 83% de los encuestados entre los 20 y 30 años, utilizan las soluciones de videoconferencia en sus casas al menos una vez por semana. Como la videoconferencia continúa volviéndose más dominante, en tres años se espera que las computadoras de escritorio y las laptops continúen siendo los dispositivos preferidos, mientras que el uso de los dispositivos móviles y salas de conferencia crecerá en un 55 y un 51% respectivamente.

El 96% de las personas que toman las decisiones de negocios piensa que la videoconferencia mejora la productividad entre equipos en oficinas diferentes, mientras que el 76% de las personas ya la usan en el trabajo participando en por lo menos una reunión de video por semana, en un 56%

Por otro lado, se pidió a los encuestados que compartieran cuáles son sus puntos clave para tener una exitosa reunión de video. Esto es lo que dijeron:

Hablar fuerte

El 69% dijo que la capacidad de oír a todos es importante. Así de que los participantes deben asegurarse de que los micrófonos estén bien posicionados y lo mejor es hablar despacio y con claridad, sobre todo cuando hay participantes bilingües.

Hacerlo simple

El 60% comentó que el hecho de que la tecnología de acceso y uso sea sencilla es la clave. Así, más personas podrán incorporarse.

Hacer contacto visual

El 58% piensa que un buen contacto visual es vital para que una reunión de video sea exitosa. Así que lo importantes es mirar a los colegas en la pantalla como si se encontrara en la sala y asegurarse que todos los participantes en el video estén visibles en la pantalla.

LO QUE NO SE DEBE HACER

Se pidió a los encuestados  que identificaran la mayor distracción en una típica reunión de video. Esto es lo que es lo que se encontró:

No ignorar el fondo

El 50% mencionó distraerse por la música, el ruido o la decoración. Es importante estar preparado para integrarse a una llamada.

No revisar redes sociales

El 51% se percató de las personas que estaban haciendo otras cosas o que se veían aburridas. Es importante que los colegas de trabajo no necesiten ver la pantalla de trabajo de su contraparte para saber que no está totalmente concentrado en la reunión.

No incluya distracciones

El 52% aconseja no participar en reuniones desde lugares inapropiados. Así que lo mejor es evitar integrarse a las reuniones desde aviones, trenes y centros comerciales

Apagar el celular

El 58% describió a los teléfonos móviles que suenan como asesinos de la reunión. Lo ideal es apagar  el teléfono celular antes de entrar a la reunión por video.

Entender la Cultura de la contraparte

La actividad de una persona es la distracción de otra. A medida que el mundo se hace más pequeño y está más conectado a través de la videoconferencia, entender las diferencias culturales se ha convertido en un componente crucial para hacer negocios a nivel internacional de manera exitosa.

“Lo que hemos descrito aquí con este estudio  es sólo una pequeña muestra de los matices y costumbres que conforman nuestro mundo. Y aunque algunos pueden parecer triviales, pueden marcar la diferencia entre una reunión de video exitosa y una desastrosa. No obstante, sabemos que los que estamos a cargo del éxito de una empresa, nos enfrentamos a retos sin precedentes, impredecibles y desconocidos. Por ello, nuestro estudio demuestra, sin lugar a dudas, que los directores valoran las ventajas competitivas y los beneficios de la colaboración de video. Comprender el valor de negocio y su capacidad para ahorrar tiempo y dinero, mejora la eficacia operativa y el compromiso con los empleados se fortalece”, concluye Colón.

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