¿Los datos en tiempo real pueden ayudar a las PyMEs a sortear una crisis?
En México, las pequeñas y medianas empresas (Pymes) han sido uno de los sectores con mayor afectación a causa de la pandemia por COVID-19. Tan sólo cerca del 70% de ellas dejaron de operar al menos dos meses y 40% señaló que tendrá dificultades para pagar impuestos tras la reapertura económica, según una encuesta de la Asociación de Emprendedores de México (ASEM).
A pesar de la importancia que tienen para la economía nacional: generan el 72% de los empleos del país, la Organización Mundial de Comercio (OMC) asegura que 1 de cada 4 Pymes podría no sobrevivir a la pandemia; sin embargo el uso de datos en tiempo real puede ser un recurso útil para que afronten ésta y otras crisis.
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Tan sólo hay que ver que una empresa que recopila, almacena, copia y analiza volúmenes de información mejora su margen de operaciones hasta en un 60%, de acuerdo con la consultora McKinsey. Los datos ayudan a los negocios a entender todos los aspectos de sus procesos, así como a diseñar mejores estrategias o a prever posibles complicaciones.
No obstante, las crisis se caracterizan por ser escenarios en constante cambio y los datos en tiempos real ayudan a que las Pymes estén a la par de éstos, no cuando ya pasaron.
“Las Pymes no toman decisiones basadas en datos, lo cual es un gran error, ya que estos deben ser la base para cualquier resolución que involucre optimizar la gestión y las operaciones. Los datos permiten realizar mejoras e identificar posibles cuellos de botella. Las empresas que no vean esto en un futuro cercano se van a quedar atrás, ya que se prevé que para el final de esta nueva década muchos de los procesos dentro de una compañía estarán automatizados”, advierte David Terán fundador y CEO de Gestionix, plataforma de administración en la nube para el control financiero de las empresas.
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Para Terán es lógico que las grandes empresas, al tener amplios volúmenes de operación, están más cerca de la automatización, “pero eso no implica que una empresa pequeña que hace 50 transacciones al día, no tenga que entender sus datos. La tecnología está llegando y es tan importante el salto hacia ella que, quien no la utilice, se convertirá en el eslabón más débil de la cadena alimenticia, y más si es una Pyme”.
De acuerdo con Gestionix, estas son las ventajas de los datos en tiempo real:
Mejoran la administración de recursos humanos. Permiten administrar de una forma más eficiente la labor de los empleados para realizar un trabajo más organizado y por ende más productivo, así como enfocar sus esfuerzos en las tareas esenciales o más demandantes. Esto permite a las Pymes gestionar de mejor manera los recursos y aprovechar al máximo su potencial.
Vista del mercado nacional e internacional. Aunque muchas Pymes no lo consideran, analizar los mercados nacionales e internacionales es de suma importancia, ya que esto impacta directamente en sus ventas y les permite llegar de forma segura (en términos financieros) a nuevos mercados, incluso extranjeros.
En este sentido, la Organización Mundial de Comercio (OMC) lanzó una plataforma web enfocada en asistir a las Pymes en este tema. En ella las empresas cuentan con información actualizada sobre aranceles, prescripciones reglamentarias, análisis del potencial de exportación y también incluye las restricciones comerciales temporales adoptadas en respuesta a la crisis por COVID-19.
Agilizan los procesos de venta. Los datos en tiempo real pueden usarse para detectar las fallas en ventas y desarrollar estrategias acorde a las necesidades. Estos modelos predictivos sirven no sólo para determinar qué canal de venta es el más adecuado, sino también qué productos son los más o menos solicitados y, con base en ello, la empresa puede ajustarse para dar prioridad a la venta y fabricación de los productos con mayor demanda, o incluso tomar decisiones drásticas como eliminar del mercado aquellos que no generan ganancias.
Gestionan mejor las finanzas. Hoy en día hay apps de bancos y otras empresas financieras que permiten a las Pymes hacer muchas transacciones en línea sin perder tiempo en trámites o ir a una sucursal de manera física. Además hay cuentas especializadas que les ayudan a administrarse mejor, ya sea programando pagos a proveedores, ver el estado general de las finanzas, poner metas de ahorro, solicitar préstamos y demás.
Mejoran la comunicación con el cliente. En tiempos de crisis la comunicación con los clientes es clave para saber qué necesita y de qué forma. Hace unos años el centro de atención telefónica era el principal canal de comunicación entre las empresas y los clientes, pero los horarios de atención y la saturación de llamadas hacían de este servicio algo poco agradable y funcional para el usuario.
Con el tiempo llegaron los chats y se han ido perfeccionando hasta convertirse en centros de asistencia virtual impulsados por Inteligencia Artificial, que incluso pueden operan a través de plataformas que le son familiares al usuario como WhatsApp, lo cual ha sido una verdadera revolución, ya que ha logrado eficientar la comunicación al estar disponibles 24/7 y responder de una forma sencilla, práctica, amigable y en tiempo real.
A pesar de la importancia de los datos en tiempo real, por sí mismos no significan nada si la empresa no sabe cómo interpretarlos adecuadamente, ya que puede tener en sus manos grandes respuestas, pero sin el análisis correcto todo quedará en simples números.
